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1、完整（complete）

职业文书应完整的表达多要表达的内容和意思，何人、何时、何地、何种原因、何种方式等（5W1H）。

2、准确（correctness）

文稿中的信息表达准确无误。从标点、语法、词序到句子结构均无错误。

3、清晰（clearness)

所有的语句都应能够非常清晰地表现真实的意图，读者可以不用猜测就领会作者的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。

4、简洁（conciseteness）

即用最少的语言表达想法，通过去掉不必要的词，把重要的内容呈现给读者，节省读者时间。

5、具体（concreteness）

内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

6、礼貌（courtesy）

文字表达的语气上应该表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。

7、体谅（consideration）

为对方着想，这是拟定职业文书是一直强调的原则——站在对方的立场。