OA办公自动化

OA办公自动化即是Office Automation的缩写，是指自动化办公或无纸化办公。其实OA办公自动化是一个动态的概念，即将公司内部的办公资源整合在一个平台上（包括：财务信息，行政停息，考勤管理，资源共享等），来达到协同办公的目的，达到最大化利用公司的资源。所以OA现在生出一个新的名字——协同办公。

A：敏捷管理：缔造敏捷的响应、流转平台

B：协同管理：构建协同的组织行为标准，工作流管理等

C：知识管理：沉淀知识，实现组织持续创新，资源共享和资源最大化利用

D：一体化管理：以一体化为企业信息化建设指导思想，各个部门协调工作，对公司整体的把握能力更强

企业的敏捷性指企业在不断变化、不可预测的经营环境中善于应变的能力，它是企业在市场中生存和领先能力的综合表现。企业通过采用现代通信手段、信息技术和信息系统，通过快速配置各种资源(包括技术、管理和人力)，以有效和协同管理的方式响应用户需求，实现快速满足客户对产品和服务的要求。 互动的OA软件系统就是企业的中枢神经网络系统，对于实现企业运作的敏捷性是必不可少的有效工具

A： 协同工作、节省资源

为员工提供个人事务多维度的统一处理平台，实现了对信息化组织高度集成和优化，个人和组织能够变得协调和敏捷，快速反应增强事务处理能力。把工作中高度关注的“人”或“事件”的信息有效关联起来，集中呈现和管理。友好的界面风格、强大易用的功能，全面整合个人工作，极大地提高了员工的工作效率,以前那些传统交流方式，浪费了大量的纸张，OA节约了这些。并支持多人协同事务处理，智能协调，轻松方便。

B： 知识管理，共享平台

通过信息收集、筛选、沉淀、发布等手段将企业分散的知识片断，包括来自于各项业务的管理经验与知识，归集汇总，使企业的信息和知识快速传播和转移。每个人、每个部门都可以按照权限分门别类地管理各种信息（信息、文件、规范等），充分解决了个人知识、公共知识、查询、共享的问题。帮助企业搭建一个对知识有效积累、共享、利用及管理的平台。

C： 整合应用，更方便集中化管理和决策

可选择扩展功能应用插件无缝集成到标准产品中(财务，人力资源，生产制造等)，满足企业个性化需求。通过简单的参数配置，可将公司网站以及其他任何基于B/S 架构的系统集成在一起，消除企业信息和应用孤岛，使企业的资源最大化的利用。

D： 设置灵活，易于维护

系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置，如组织架构、流程、岗位、人员及权限设置；工作流引擎提供了方便的流程定义工具，用户可以根据自己需要处理的各种实际工作，自定义流程、步骤、办理人等，在流转办理的过程中，帮助企业迅速定义适合自身实际情况的办公应用。操作简单、方便易用，减轻了系统管理员的工作负担，实现了高效管理。设置简单，在指导下，轻轻松松学会，用好。

A：协同工作

提供企业员工多人协同事务处理平台，强大功能包括待办事项、工作计划、当前事务、任务管理、日程安排、工作日志、个人通讯录、内外部电子邮件等。通过协同事务处理平台，企业员工可以全面协同办理各项事务工作，合理利用公司各种资源，全面整合个人工作与集体事务，全面提升员工工作效率。

B：电子邮件

实现企业内部电子邮件的收发，是系统中使用最多，也是最重要的功能之一。包括收发邮件、转发邮件、回复邮件、撤回邮件、高级查询等，同时还提供了新邮件到达时的提示、重要邮件的收藏及对已发邮件的跟踪，做到邮件无漏发和收，对各种业务邮件，做到良好管理。

 C：行政办公

以信息化手段管理日常行政活动，公开、及时、方便。有助于企业对各种资源进行有效管理，合理调控，符合企业实际采用的行政办公流程，极大地简化了行政事务的申办程序。涉及日常用品的入库与申请/领用、会议申请与会议室调度及会议室管理、图书借阅/归还过程的管理等。管理和领用过程，可能全部通过WEB实现，减少了资源的使用，提高了管理的效率。

D：知识及其它文档管理

通过信息收集、筛选、发布、沉淀等手段将企业分散的知识片断，包括来自于各项业务子系统的管理经验与知识，归集汇总，使企业的信息和知识快速传播和转移。帮助企业搭建一个对知识有效积累、共享、利用、创新及管理的平台，避免隐性的知识无法传承和分享,对每一个岗位需要的资源，做到统一管理，方便培训和交流。

F：会议室管理

包含：会议室设置、会议室调度、会议室在线申请、会议室在线查看等功能。实现会议室在线申请、会议记录在线提交及会议反馈等，可根据实际需求对已申请会议进行调整，会议结束后，由相关人员起草会议纪要并提交审批，核定后的纪要可以向会议参与者发布，并可对会议室及会议类型的自定义设置及管理。会议管理涵盖了会议中的所有要素，实现了从会议准备到会议结束的整个会议过程的管理，整体提升了会议管理质量。

G：信息发布中心

支持企业根据实际情况定制企业需要发布的信息，比如企业新闻、通知公告、行业动态等等，通过权限设置，推送给相关的员工进行查阅；信息的发布有严格的审批权限控制，发布对象及信息有效期也可自由控制。

H：常用工具

I：手机短信提醒

J： 网络硬盘

A：打破公司与各分子公司部门之间信息壁垒，有效地解决组织内存在的严重信息荒岛与信息孤岛问题。

B： 集成企业其他应用系统，高效协同办公信息操作，成为员工办公过程的操作台，提高了工作效率。

C： 文件、流程的审批通过电子化方式进行快速流转；使整个过程变得更加及时、高效、有序和敏捷。

D： 通过网络管理的方式，实现数据传递和知识的共享，做到操作标准化，使整个执行更加快速、有效。

E：管理者更加直观地了解到组织运营状况，及时发现问题，为决策者提供了更多真实可靠数据依据，提高决策的正确性和及时性

　　　1、中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外，当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的OA系统的特点：以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统，其实办公就是办文。

　　2、随着企业的介入，OA软件也有一定的发展，加入了很多企业的特性，例如，OA现在强调的知识管理，强调了业务流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。尽管解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。但是由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。

　　在此种情况下，OA作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？如果我们仔细观察市面上的OA产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是我们的客户对OA不满意的焦点所在。

　　办公自动化的发展经历了五个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代；第三个阶段，即在21世纪初期，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。第五个阶段，也就是移动化阶段。随着3G移动网络的发展，OA进入了移动化阶段。移动OA使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA，同时也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能，把OA应用推向了新的高度。

　　以email、个人office办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。

　　主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。加入了很多的辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、企业大事记等小功能。这些功能相对独立，这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的大的帮助。　　而开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格比较低，尤其是这类产品开发成本比较低，对软件企业的要求也不高。但是这类对企业没有起到实际的使用价值。

　　第二代的OA产品在功能上加强了，加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。面对这样的功能，我们会问：这样的办公自动化到底解决了什么问题？企业用了办公自动化到底解决了什么问题。　　实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要第三代的OA系统。

　　当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，我可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。

　　随着3G移动网络的部署，办公已经进入了移动时代。手机办公或者叫移动办公，是利用无线网络实现办公的技术。它将原有办公系统上的OA功能迁移到手机。移动办公系统具有传统办公系统无法比拟的优越性。移动办公系统使业务软摆脱时间和场所局限，随时进行随地与企业业务平台沟通，有效提高管理效率，推动企业效益增长。手机不过也涵盖了手机移动执法和手机移动商务。

　　1、集成，从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的话，技术难度就会导致集成不可能实现。

　　2、完全基于web，对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。（办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起）

　　3、流程优化的，进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。

　　4、基于知识的，^[1]总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。

　　1.云OA，协助企业轻松、快速使用云的方式部署协同管理应用。当业务扩展甚至重要决策时，可以快速复制协同办公应用服务，将决策立即转变为商机。同时云OA解决方案还可以依照使用企业的需求与用量扩展提供差异化功能与计价，企业可根据自己的实际情况进行购买。　　2.由于云OA运算平台具备高扩展、自动化的特色，使其成为IT 部门打造新一代高效能协同管理信息系统的首选，同时也借此整合数据中心，减少服务器数量和提高效率，降低企业日常运营成本。以满足各单位的全方位需求。