电子文件

　电子文件^[1]是以代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

　　第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

　　第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

　　从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1、文本文件

2、图像文件

3、图形文件

4、影像文件

5、声音文件

6、超媒体链结文件

7、程序文件

8、数据文件

紫光电子文件管理系统是对电子文件的收集、整理、利用、处置等过程进行管控，达到规范管理、长期保存、安全保密、高效利用的目标。本系统通过对技术和管理手段的有效配合，使电子文件能够对社会活动进行真实、全面、完整的记录，并成为有效的电子证据，从而实现电子文件的价值。

l  全程管理

将电子文件的元数据、背景信息、关联信息和办理信息等捕获到电子文件管理系统，在电子文件管理系统中实现对电子文件的全程管理。

l  安全管理

应通过严格的用户管理、身份认证、访问控制及行为审计等，保证系统安全；通过防扩散、防泄漏、防伪造等保真措施，数字签名、电子签章、打印控制等措施，保证数据安全。

l  完整保障

系统采取相应的技术措施，采集电子文件的内容信息、背景信息、结构信息和元数据；在电子文件传输、迁移、转存、载体转换时，同步并保护保存电子文件的链接、嵌入、关联对象等全部信息，保证文件内容及文件要素的完整。

l  开放扩展

系统充分考虑到了环境变化、技术发展、产品升级等带来的不确定因素，已预留必要的扩展和迁移空间；采取开放通用的协议，确保兼容主流的媒体和平台。

紫光电子文件系统实现对电子文件的集中管控，满足政府信息化的业务及安全需求。本系统应用于政府、国有企业及行政事业单位。

广义的“电子文件” 一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念相对应。按照现代文档一体化的理念，广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。而狭义的“电子文件”，特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的（但不限于公文，还包括各类业务文件材料和数据），具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。档案登记备份所指的电子文件是广义的电子文件。

电子数据是指基于计算机应用、通信和现代管理技术等电子化技术手段形成的，包括文字、图形符号、数字、字母等的用户和计算机环境数据，它包括各类电子文件和电子文档。电子数据概念的外延比电子文件更广泛，形成环境更多样，既包括公务活动中形成的电子文件数据，也包括非公务活动中形成个人信息和系统环境信息等（如临时数据、系统环境、应用软件环境等）。

电子文档一般泛指计算机术语中的文档文件（一般指文字表格型的文档，如word文档、excel文档，但也可用于图形、图像、音频视频等其他媒体类型的文档），包括系统文档（如帮助手册、系统配置文档等）和用户文档，属于电子数据的其中一类，与电子文件概念有交叉但不相互包含。电子文档概念则在档案术语中较少使用。

电子公文是指符合公文特征的电子文件。一般指电子形式的各类红头文件，有特定的版式和形成、办理流程要求，需以签章等形式加以确认。电子公文属于电子文件的其中一种类型。