OA软件

OA管理平台基于“框架+应用组件+功能定制平台”的架构模型，主体部分由30多个子系统组成，包括信息门户、协同工作、工作流程、表单中心、公文流转、公共信息、论坛管理、问卷调查、计划管理、会务管理、任务管理、关联项目、关联人员、文档管理、外部邮件、在线考试、车辆管理、物品管理、设备管理、常用工具、办理中心、在线消息、督办系统、短信平台、常用工具、人事管理、功能定制平台、集成平台、系统管理、移动审批等功能。

OA平台基于分层、标准和构件等进行架构，OA平台以领先的四层技术架构，遵循J2EE标准、SOA标准、WFMC标准、W3C xForm标准、JSR168、WSRP等标准，OA平台部署了大量构件、采用JAVA语言编写、以多维门户形式展现，OA平台支持各种部署模式、各种操作系统、各种数据库和中间件，并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系，从而支持未来的扩展空间。

OA软件基础架构因J2EE的开放性，OA平台支持各种服务器、操作系统、数据库、中间件和应用软件。

OA平台采用标准J2EE结构，由Java语言开发，系统配置由XML技术完成；数据库采用关系型数据库和非关系型数据库分离的技术，同时OA平台支持多种关系数据库，系统通过JDBC服务连接数据库，并使用连接池提高系统性能；通信协议采用HTTP、TCP/IP。

OA平台整个应用划分为三个相对分离的逻辑层，每一层都有一套定义好的接口。第一层为表示层，是展现给工作人员和相关使用者的图形界面，它包含HTML表单、Java Applet、JSP等能够显示数据的任何系统。该界面通过规定的工作流程和接口来完成日常的事务处理和业务流程。

OA平台的中间层（应用逻辑层）是使用者为了获取数据需要（通过表示层）调用的代码。表示层接收到数据后把它格式化并显示出来。OA平台的这种应用逻辑与用户界面的分离极大的提高了应用设计的灵活性。OA平台的可以在不改变应用逻辑的情况下采用不同的图形用户界面，只要应用逻辑层给表示层提供明确定义的接口即可。

OA平台的中间层利用Java语言，以Servlet和Beans等技术实现，其表现形式为组件包，即类库形式。将用户管理、低层数据访问、数据传输以及数据分析等具有抽象适应性的功能等进行封装，按照功能、逻辑和使用等不同方面定义若干个组件包，将其统一规范为核心API（Core API），为上层透明访问提供清晰明确的接口。

在整个OA平台应用中，中间层起着非常重要的作用，主要包括安全系统、应用体系和技术平台等几部分。它和下面所介绍的数据层一起构成了办公系统工作的基础。

OA平台的底层为数据层，即数据中心。它用来完成统一的数据管理和数据交换接口的实现。主要包括办公信息及数据的管理和维护、数据交换、数据抽取以及数据过滤等功能。

整个OA平台中，部署了数据引擎、消息引擎、门户引擎和工作流引擎，把系统横向和纵向进行了多维度的打通和贯穿，从而使得各孤立的构件和模块成为一套有机的生态系统。

OA基础架构已经从传统的PC端，正在向移动端转移，手机版OA已经全面的向市场上开放，移动OA将对PC端的协同管理软件有着非常大的冲击，其核心功能主要是流程在移动端的提醒和即时处理功能。相信在未来的硬件发展中，OA软件也将转移到无线审批和移动应用的高端领域中来。

理念和产品脱节，是OA软件也是中国软件行业的一个通病。业内某公司认为，OA软件与其在管理思想上花样翻新地做概念文章，不如去做些更实际的工作，为协同应用的实践提供一些具体可行的操作方法模板。有些OA软件可将企业的管理行为进行整理和归纳，将其模板化、简单化、透明化，帮助企业建立高效率的协作执行体系，协助CIO落实自己的想法和战略。

OA系统的英文全称是：Office Automation System ，意为办公自动化系统。

随着OA应用内容的不断扩展，OA技术也在不断发展，从过去的BASIC+文件系统到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等，到基本形成了三大主流技术：

1. .net+关系型数据库（RDB）技术

基于.net+RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。

2. SUN的JAVA+RDB技术

JAVA（J2EE标准）以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广，在OA领域市场领域不断扩大。

3.IBM Lotus Domino技术

Lotus自1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长。然而随着OA应用的内涵不断丰富，Domino也暴露出一些明显的弱点，不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提)：

.net/JAVA更类似3GL工具，应用功能的实现需要更多的开发或集成，应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累；而Domino更像4GL工具，提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板，使其更擅长办公应用支撑，但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。

4.Suo 基于saas的j2ee服务

Suo自2006年在上海成立，以真正的软件即是服务的技术理念，将业务流程与审批流程真正的做到了根据需求而变化的流程自动化平台。擅长业务流程及审批流程，最注重与第三方ERP的集成工作，实现目标是将企业的审批流与业务流全部打通，最终形成报表体系，服务于决策。

高端OA技术

OA品牌

OA系统的主流技术，从过去的Domino逐步向.NET、Java迁移，主流的软件公司已经将JAVA作为根本技术路线，而原有Domino、php、.NET路线的产品，在高端用户需求面前，逐步成为明日黄花，此类公司也在悄然转型，沿着JAVA路线开辟新产品。

平台化能力

OA的通用功能相对成熟的情况下，随着客户管理应用的深入，更多的OA和ERP的边缘需求，开始旺盛出来，因此如何持续的满足客户的功能需求，成为拉长产品生命周期的重要因素。如何通过无码开发实现快捷的功能定制成为平台化产品的发展方向。

系统集成

对于信息化起步阶段的用户来讲，单系统应用就足够了，但对于已经有相当信息化基础的高端OA用户来讲，如何与ERP系统进行数据集成、信息集成、门户集成，如何与HR系统进行组织集成、用户集成，如何与即使消息进行消息集成，甚至如何进行数据拆分和重建等成为思考的因素之一。

但集成是把双刃剑，缺少标准接口而完全定制开发的集成，又可能给升级、系统性能、项目周期等带来风险和隐患。因此考察OA系统时，重点研讨标准接口能力和产品化机制成为要点。

移动应用

随着手机操作系统和CPU的持续升级、随着wifi无线的普及和手机带宽的持续扩容，通过手机、平板电脑实现随时随地的办公，已经成为可能，尤其是高层管理者，通过移动应用实现对时间碎片的高效应用成为关注点。

建立审批流程协作平台　oa软件是在中国兴起，并适合中国企业的流程管理软件，可以说，工作流引擎在国外兴起，但主要是指业务流程，而在中国，形成了特有的审批流程的管理，所以，国外的很多OA不适应中国企业的使用，其流程的侧重点是不同的。国外只能说是办公软件集中在一起的工具集合，而在中国，OA则是办公自动化-Office Automatic . 　审批流程，其实就是解决有纸化办公审批，到无纸化办公的流程问题，从以人找事，到事找人的转变过程，通过OA的审批流程的建立，将以往以人找事的工作，缩短到事找人的迅速流程解决。例如：小李要找副总签批财务费用报销，在过去，他需要拿着单据，先找副总签字，再找财务签字，最后找出纳拿款，每个步骤需要一小时，那总计三小时，通过OA管理后，小李只需要在OA中填写表单，启动流程，副总马上可以收到审批，并电子审批，财务接着也会收到，最后出纳在系统中根据签字，出款，整个过程只需要几分钟！人，则不需要走一步！ 从这些厂商的最新研发可以看出，OA软件，已经步入手机版的移动领域！ 例如：OA中以流程为主线，表单为界面，当审批人在未及时审批时，则以手机短信的方式通知审批人，并可以以短信的方式进行审批，甚至可以直接进行手机操作，可见，中国OA已经进入了手机OA时代 。

实现工作流程

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

管理自动化

传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。

辅助办公

像会议管理、车辆管理等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

开放性——能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

制度“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。

1．OA品牌的领军能力依然脆弱

OA系统的主流厂商在经历了着惨烈搏杀的同时，更多的新生公司如雨后春笋，加入到这片红海中，更多的ERP厂商因前几年的诱惑，产品也陆续上市，但依然缺少一枝独秀的、绝对的领军品牌。

2．OA公司的盈利能力有待加强

当然，寒冬中也有腊梅花，以项目成功率第一著称的企业，其规模虽然不是业内最大的，但自下半年陆续传出加薪、扩招的信号，并且持续在南方部署了更多分支机构，并荣获“中国OA市场最具成长性品牌”大奖。OA公司裁员只是治标，治本的应该是商业模式的创新。

3. OA市场红海化促成市场定位的差异化

为了让客户更好的识别，构建各自的核心竞争能力，各OA公司普遍在调整自己的定位，利基市场的开拓成为2012年的重要市场特征。

从经济学理论来看，创新是摆脱红海困境的唯一法宝。

4、JAVA平台成为高端OA首选技术路线

JAVA因其跨平台、高性能、安全性、扩展性等优势，已经毫无疑问的成为高端用户的首选技术路线。原来基于.NET、PHP、Domino开发的OA公司，都纷纷开始重新架构JAVA产品。

5、OA市场的区域战争陷入攻坚战和拉锯战中

近几年随着人工成本的大幅攀升，为了控制企业风险，降低运营成本，很多主流OA公司都在转移或者增加新的研发基地。

整体来看，各领军厂商的根据地建设、研发中心建设和核心区域布局都已相当完善，预计接下来，二、三线市场可能成为竞争新重点。

6、OA的刚性需求受到危机压制

当今，协同的理念已经深入人心，尤其是很多高端用户在OA信息化方面尝到了甜头，起到了很好的示范作用，加上国家政策的扶持和用户信息化水平的提升，OA软件已经成为组织管理的刚性需求，这是在危机中，OA市场依然可以保持一定的成长速度的原因，但同时，因为此次危机对各行各业的效益都是沉重打击，很多客户，尤其是中小企业，在成本控制方面，首先删掉了信息化预算，这使得OA的刚性需求受到压制。

为了避免正在选型的CIO走弯路，及为后来OA选型迷茫人士一些成功经验，全力迈入OA信息化建设大路，提炼出了以下几点，助力CIO走好OA选型这步棋。

OA厂商气质

OA办公系统由OA厂商全心打造，考察OA产品，其实是在考察OA厂商的“气质”。这种“气质”是由内而外散发出来，能够让OA客户自然的感受到，有“气质”的OA厂商：以客户OA项目成功为重，有责任感，将服务做到实处。我们提醒OA选型人士，仔细甄别哪些OA厂商只重市场占有率，哪些OA厂商才真正关注客户。

OA产品配置

通过OA厂商气质考察一关的OA厂商，还要看其OA办公系统的详细配置。其具体功能配置能够很好地处理企业日常工作、核心业务，以及与其他系统之间的整合集成，同时满足企业未来发展对OA开放性、管理性、维护性的要求，自然是CIO的理想之选。一般来讲，OA办公系统的基本模块包括：协同工作、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、计划管理、公共信息等。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有OA功能模块评估的话，基本上遵循80：20定律，其中工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值，其余的模块带来20%的价值。CIO需要重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准，成为产品选型的不二选择。

OA廉价陷阱

往往廉价的OA办公系统，越经不起企业长期应用的考验。CIO眼中的廉价的只是对OA厂商报价的判断，OA办公系统的全面成功应用，还需要将OA部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等统统纳入成本控制范围。企业OA信息化是带动企业利益腾飞的一把利器，想要决胜于千里，OA选型是首要步骤。希望以上建议能够助OA选型人士一臂之力。

伴随着产品线的丰富和客户数量的增加，我们发现烂尾项目也与日俱增，客户和OA公司之间的矛盾日益尖锐，一套好OA系统远非增加几个特色功能这么简单，套用孔子“君子有九思”的话，好的OA系统设计也有九思！

1.“可行性和适应性”

所谓可行性，是指需求提炼时，应该吻合适合核心需要，满足主要功能，而不是超越当前技术水平放卫星！

所谓适应性，是指产品的实施条件和应用条件，要吻合企业当前的环境，超越环境搞亩产万斤粮的大跃进是注定要失败的。

核心需求的吻合度，是OA价值兑现的保障，用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的满足度是项目成功的基础。

2.“前瞻性和实用性”

OA系统的开发设计，即要考虑到最大限度的增加系统的价值，最大限度的吻合各应用者的需求，充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成扩展多层面的延伸，实施过程应始终贯彻面向应用，围绕应用，依靠应用部门，注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。

3.“先进性和成熟性”

先进的管理理念、技术和方法，可以提升企业的竞争力，延长系统的生命周期，但同时，任何创新都意味着小白兔实验，风险较大，因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品的是否成熟，在先进性和成熟性之间找到平衡点，成为价值最大化的关键。

4.“开放性和标准性”

数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛，已经成为多年信息化建设后的后遗症，而解决这些孤岛的关键因素在于开放，解决这些孤岛的效率取决于标准化。

如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和usb口的关系，OA系统是否足够开放和标准化，成为架构设计时首要考虑的问题。

5.“可靠性和稳定性”

OA系统里流转了大量的管理数据，因此必须是可靠的，一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃；当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致。

我们曾对OA系统组织过压力测试，在负载均衡的情况下，3000人同时在线时，系统登陆（包括整个主界面加载）不大于8秒。数据浏览不大于8秒；数据查询不大于8秒；数据统计不大于15秒。

我们还对OA，运行在IBM服务器上的稳定性做过测试，基本上可以做到以下几点：平均无故障运行时间：大于10000小时；可用率：系统总体平均可用率在99.99%以上；稳定性：主机系统能够保持7*24稳定的不间断运行

6.“安全性和保密性”

OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。

其中，采取的措施包括但不限于以下

平台安全：架构设计考虑安全性要求，平台软件达到安全设计标准。

应用安全：权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。

数据安全：支持文档安全软件整合技术，从而做到数据传输加密、远程安全访问、数据存储加密，并且可以VPN等各种安全方式进行绑定，支持入侵检测与防御系统、防火墙的应用。

容灾备份：支持各种容灾的软硬件设备的使用等。

管理安全：提供完善的日志功能，能够记录系统使用人员的关键操作，保证系统应用的安全

密码策略：初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等，从而防止暴力破解和恶意攻击。

系统网卡MAC和IP的绑定；支持CA认证、数字签名加密技术；支持电子钥匙（Ukey）技术和指纹Ukey技术；支持安全套接（SSL）技术；软件系统严密、灵活的访问安全控制，功能授权与数据范围授权结合；

系统有整体的用户/权限管理体系，可统一进行用户/权限的管理，实现到字段级的查询、修改、管理权限控制；系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字签名等安全手段接口，可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持。

7.“可扩展性和易维护性”

为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充分考虑以最简便的方法、最低的投资，实现软件系统的扩展和维护扩展。

因此，在OA软件系统的开发设计中，需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求发；一方面，当新的技术和产品出现进行升级时，系统能够平滑过渡而不影响用户的使用；另一方面，产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平台的方式，轻松实现业务的扩展。

在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通；在软件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与业务系统、门户等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下，实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。

系统的管理和维护，应该采用集权和分权相平衡的思想，如九思设置了系统管理、应用管理和个人管理对系统进行分层授权和分层维护。

利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示；同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。

采用各种免代码的模块定制平台，帮助用户实现功能的DIY设计等。

8.“美观性和易用性”

系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术，界面根据用户需求灵活更改（增强标签分类特性），注重用户体验，使系统各项功能易见、易学、易用、易维护、易管理。

作为全员应用系统，易用性和用户体验是项目成败的关键要素。所提供的产品采用B/S的登录方式、可以采用电脑、手机等各种方式下登录，采用了AJAX、图形化编辑器等各种新技术，并且易读、易理解、易操作，用户界面简洁、美观、友好，易于用户掌握、操作和使用；系统管理的使用及管理也以简便、易于操作、方便实用为准则。

严格遵循易用性六原则，实现从产品的部署、登录、使用、维护、升级、扩展的全方位易用，从而提升系统的黏着度； 提供统一的访问地址，便于用户使用。在登录页为用户提供加入收藏、设为首页等操作，方便用户以后快速访问系统；具备风格一致的友好的用户界面，图形显示直观，工作流程从设计到使用全程图形化；

美观性，相比易用性来讲并不是很重要，这如同一个美丽的姑娘，第一眼打动你的可能是表象，然后持续感动你的往往是她的内在。

9.“大并发能力支撑”

作为集团化、多组织、大用户的单位，OA软件系统的开发设计，应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力，支持附件服务器和数据库服务器分离技术，从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力，不会因为用户数的增长或者信息量的增长，而导致系统响应能力下降。

系统并发能力：通过集群方式，在技术上没有并发上限，因此能完全保障用户未来的人员扩张需要。

OA软件引进国内已有二十多年，早期的OA软件更多地是扮演一个“文秘”的角色，只进行一些基本的行政事务处理，创造的价值不大。但随着OA软件理论和技术的日趋成熟，OA软件摆脱了原有的局限，协同应用开始大放光彩，凸显出比传统OA软件更高层面的价值。

但与此同时，人们对OA软件的真正价值变得更加疑惑，也存在着不少误解：一种是过分夸大OA软件的价值，把它当做“救世主”，认为只要引进就能完成管理模式的提升，动辄冠以流程再造、企业再造、组织变革之类的大概念，而忽略了自身的主观能动性；另一种是过分低估OA软件的价值，认为它就是一个提升办公效率、节约办公成本的工具，没有认识到它的潜在价值，比如它节约的远非只是纸张、电话费之类的直接成本，更是人在低效、低端、重复、内耗工作中的巨大人工成本。

这两种理解显然都是不合理的。事实上，作为真正的协同软件，OA软件创造的不仅仅是办公方面的价值，在制度落地和文化落地上也能成为企业最得力的工具，OA系统在实际应用中可发挥出以下协同应用价值：

1．信息迅速传达到所有目标人员

通过在OA中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限，所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

2．积累大量无形资产

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，随时随地全球员工都可以共享，积累了最宝贵的资产。

3．每个人可以迅速找到自己需要的文档、资料

通过在OA中管理各部门的工作结果，资料，使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息，员工快速得到组织给予员工的帮助，得到自己需要的资料。

4．流程得以规范、减少人为错误

使用OA可以梳理组织的流程，把流程的各种规则固化下来，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

5．流程运行速度与效率可以大大提高，减少协作工作成本

使用OA可以轻松实现远程和移动办公，解决时间和空间的问题，实现事务处理“零响应”，实现流程在各个环节之间的零传递时间。

6．分析流程各环节办理效率

通过OA可以快速分析组织哪个环节办事效率高，哪个环节办事效率低，便于快速把脉，出台治疗方案。

7．用流程为纽带整合各个孤立的数据，实现全面的协同

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源，从而把各个既有的孤立的应用像PC的各种零部件一样接入这个总线，从而构成一个整合的企业业务系统。

8．掌握业务情况, 实现实时的管理监控

在OA中各种情况可以随时随地查阅各种资料，查阅各种流程审批情况，查看下达的工作任务开展情况，办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和进展到什么情况，办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。

9．领导可以有计划地安排时间，排除打扰，不再被各种请示、报告、请款单打断工作思路

领导可以按自己的时间计划审批流程，查看下属工作情况，约见客户，避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

10．沟通成本更低、沟通方式更加丰富，沟通效率大大提高

通过OA可以打破组织边界与地理位置边界，通过邮件、即时通讯、论坛、短信多种沟通手段把信息推送给用户，效率更高。

11．可以在一个系统上看到每个人所关心的方方面面的内容，全面整合各个孤立的数据，大大节约时间，提高决策效率

在一个统一的界面上展现来自各个系统各种数据库的数据，同时还可以把互联网信息抓取到用户的面前，无需要记住各种账号与地址，进入各种系统。

12．实现全面的IT管理，可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等以及更多的基础的管理功能，全面节省管理成本，提高工作效率

使用OA可以随心所欲建立多个基础的管理系统，可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等任意需要的管理系统并且可以随时调整这些应用。

13．实现企业文化的建设

OA是新形势下企业文化建设的最好工具，可设立专门的栏目发布企业的文化理念体系、或经常性的在论坛中探讨企业文化，或发布企业的简报等，形成一种无处不在、无时不在的文化氛围。

14．实现无纸化办公，节省纸张成本

OA可让通知，会议纪要通过系统自动下发，让生产订单通过系统自动流转，让工作汇报通过系统自动流转，让用户大大节约纸张成本。

起步阶段

（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。

应用阶段

（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。

发展阶段

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

晋升阶段

移动互联网的高速发展，越来越来的应用都转移到移动智能终端中，人们也渐渐习惯在智能终端上工作，企业迫切需要一套随时、随地随手使用的办公自动化系统，使得企业的管理员、业务人员不管置身何地，都可以随心随意地协同办公。于是移动OA出现也成为了必然，成为OA应用软件的发展的方向。

OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，最后实现提高决策效能的目的。

第1代OA：硬件配置阶段

第2代OA：数据处理自动化阶段

第3代OA：C/S架构下的工作流自动化阶段

第4代OA：无障碍工作流自动化阶段

第5代OA：协同工作型办公自动化（KM1代）

第6代OA：协同发展型办公自动化（KM2代）

第7代OA：移动OA

人们对OA的熟悉程度加深，传统OA如公文传递，人事，协作等功能已经不能满足企业日常办公需要，很多企业管理者对OA提出了新的要求，金融危机下，很多公司为了控制费用预算，希望把传统的费用报销流程整合到OA审批流程里，且希望有效管理资产，如资产的领用，流转， 报修，报废等管理过程也希望整合到OA流程中，还有诸如，视频会议等等。

OA之所以要向平台化的方向发展，就是因为OA的作用正从行政管理转移到行政、业务兼管，从沟通转移到协作，从单一应用转移到系统整合。在OA行业，一直是需求推动技术的发展，OA这种转变正是企业发展的重要需求所致。

OA要想解决以上的问题，必须具有平台化的特征，这个平台必须具有充分的开放性和灵活性，允许用户方便的自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表。传统的PHP技术开发的OA因为不具有平台性而正在逐渐被淘汰，最具代表性的OA平台一般都是JAVA技术开发，在这种OA平台上，在业务中做沟通，而不是在沟通中做业务，沟通、业务、组织都是协同一致的。

(l)分析系统的总体目标总体目标的分析，主要依据企业生产经营规划、现行系统存在的问题和企业对新系统的需求进行。总体目标一般按效益驭动的原则和企业的技术水平与经济能力而定，使得目标的实现具有现实性.

(2)分析系统的业务流程利用先进的管理思想与方法对现行系统的业务流程进行分析，对不合理的关键业务流程进行优化或业务重组，在此基础上建立起新系统的业务流程。一般可以使用业务流程图作为工具进行描述。

(3)分析新系统的总体结构根据对系统业务流程的分析，确定信息流动、转换的主要功能，并对这些功能进行适当的组合，划分出相互关联的应用软件的多个子系统。在应用软件子系统的划分中，可根据业务处理联系紧密、数据采集、加工处理路径最短的原则进行划分。子系统划分后，应对子系统的功能进行描述，而且要对子系统之间的接口进行描述，使其构成一个总体结构框架。一般通过应用软件系统总体结构图作为工具进行描述.

(4)建立新系统的功能模型根据各子系统的功能描述，采取自顶向下的方法.利用合适的建模工具，建立各子系统的功能棋型。在功能模型中详细说明各子系统的功能作用，描述实现各子系统输人、怡出、约束条件和实现机制。

(5)建立新系统的数据流图通过确定应用系统中的实体，确定各实体之间的联系，确定系统抽人的数据流和输出的数据流，选择建模工具，再依据业务流程图及各子系统的功能模型建立应用软件的数据流图。数据流图一般要和数据字典结合使用，数据字典用来描述数据流图中数据流、文件、数据存储、加工处理的细节。新系统的逻辑模型主要由数据流图、数据字典和功能模型组成.详细内容可参考有关管理信息系统和软件工程方面的书籍。

(6)分析系统的外部接口应用软件还需与企业内部的其他应用软件，如与CAD、CAPP、CAM、车间的自动化系统集成，因此需要描述它们之间的外部接口，以实现信息及功能两方面的集成.应用软件还要与企业外部系统连接，要描述与外部应用软件系统信息交换的内容、格式与接口。

(7)确定新系统的管理模型通过对现行系统的管理方式、具体业务的管理方法、管理人员决策的方式和决策过程调查结果的分析，要为整个系统或子系统确定相应的管理模型。例如，整个系统可选择MRPll(物料资源计划)、JIT(及时制造计划)、ERP(企业资源计划)等，各子系统也可以有相应的库　存管理、成本管理等模型，使得新系统建立的逻辑模型能体现出新的管理思想与方法。

(8)分析新系统建设的约束条件如环境约束、经济约束及人才与时间的约束，对技术上的关健问题提出解决方案，对人员培训提出建议方案.分析实现新系统所需软硬件产品的发展现状和主流技术，比较各种系统的开发平台，提出进行系统配置的若干原则，确定多大规模，何种配置才能满足新系统在功能和性能上的需求，并能保证现有资源的充分利用。

在信息技术快速发展的今天，每个组织或是团体都已经离不开各种信息系统的支持，随着应用系统的越来越多用户需要具有高整合性的协同管理平台来为用户带来最大的便利。

协同管理平台采用插件式整合设计理念，可以和各种异构系统建立松散耦合，对用户来讲处理一个信息不需要知道它是属于哪个系统来管理，在同一界面他只要有权限，协同管理平台就能自动提交到相关的模块来处理他的请求信息。

每个单位的整合的需求是宽泛的，它包括应用程序整合的需求，终端用户界面整合的需求，流程整合的需求以及已有系统信息整合的需求等，因此我们提供了单点登录、门户整合、流程整合、第三方系统的整合等多种手段。

协同管理平台支持和windows域目录的高度整合。用户只需要维护AD中组织架构、用户信息即可，协同管理平台自动监听AD中组织架构和用户信息的变化，并完成与自己的同步。这样，用户的管理员只需要维护AD，而不需要在协同管理平台中再次进行类似的维护。

电子签章

协同管理平台默认整合江西金格电子签章。

电子印章解决方案根据用户数量和管理需求不同分为单机版和网络版本两种。

网络文档控件

在协同管理平台的“公文管理”模块的“发文管理”处新建发文时需要使用WORD进行正文编辑，此处使用了iWebOffice网络文档控件，使得HTML信息与WORD之间方便传递，另外使得对WORD的一些操作更加方便，如下图所示，点击“编辑正文”即打开WORD，打开WORD后进行正文编辑时使用iWebOffice网络文档控件的功能。

在信息管理中发布与修改信息时可以调用word或excel进行正文编辑，此时使用了iWebOffice网络文档控件。

手写签名控件

手写签名控件是基于Web方式的手写批注、签名、电子印章控件，该控件在协同管理平台的工作流程审批中为用户提供手写笔批写意见、签名、盖章功能。

手机短信

在上文“ezSMS短消息服务”中描述过，协同管理平台采用ezSMS短消息中间件连接短信设备进行短信发送。

而ezSMS支持的短信设备有：短信猫（硬件）、电信提供商的短信网关（软件）、通信设备厂商的MAS机（软硬件结合）、即时通讯软件（软件）等方式。

总之，只要短信设备提供商提供合适的接口，协同管理平台都可以整合。

身份令牌

协同管理平台默认支持彩虹身份令牌。

协同管理平台中的用户密码采用MD5加密处理，使非法用户无法获得其它用户的登录密码。对于有些用户的密码过于简单被人猜到等原因获取他人密码的，协同管理平台可采用使用USB Key登录的双重加密方式，用户可以根据需要选择使用。

USB Key是协同管理平台进行用户身份认证的工具，是比单纯的密码更为安全的基于双因素认证的解决方法。作为一个价格适中的身份识别令牌，它提供所有智能卡和密码令牌的可靠性、简便性和安全性，同时避免了读写设备的复杂安装和昂贵开销。系统管理员可以给对安全性要求特别高的特殊用户分配USBKEY，这部分用户在登陆协同管理平台时必须将自己的USBKEY插入PC机的USB接口。

CA或PKI认证

CA安全认证的原理简言之则是由第三方权威的、可信赖的、公正的第三方机构颁发数字证书, 并将公开密钥同某一个实体（消费者、商户、银行）联系在一起，密钥的管理政策是把公钥和实体绑定， 由CA中心把实体的信息和实体的公钥制作成数字证书， 证书的尾部必须有CA中心的数字签名。

PKI（Public Key Infrastructure ） 即“公开密钥体系”，是一种遵循既定标准的密钥管理平台,它能够为所有网络应用提供加密和数字签名等密码服务及所必需的密钥和证书管理体系，简单来说，PKI就是利用公钥理论和技术建立的提供安全服务的基础设施。

关于CA或PKI与协同管理平台整合的案例非常多，北京住房公积金、广州团委、六安市政府等均与当地的CA整合，安徽省公安厅、江西省公安厅、合肥市公安局、淮南市公安局、安庆市公安局等均与PKI整合。

双向SSL认证

对于选用weblogic作为应用服务的协同管理平台用户来说，可以部署weblogic双向SSL认证来保障协同管理平台的访问安全。

在Windows下实现WebLogic Server的双向SSL认证配置，并且客户端和服务器端采用不同的证书来源。所谓双向认证是指在客户端和服务器端同时进行身份认证。需要根证书、客户端证书（根证书和客户端证书是一对）、服务器证书。服务器证书，可以采购专业认证机构颁发的证书（收费），也可以通过windows证书颁发机构自行颁发（免费）。

VPN

协同管理平台VPN解决方案默认整合易联网VPN。

企业无需采购任何专用网络硬件设备，仅需简单的易联网软件安装，就可以让企业在互联网上建立私有的专用线路，使所选用的电脑终端和服务器加入到一个虚拟的专用网络中，实现相互访问、协同工作和双向通讯，从而提高企业的办公效率、降低通讯费用和增加企业收益。

电器、汽车、钢铁、塑料、服装、建筑建材和化工等行业企业在全国甚至全球分布有分支机构，经常需要出差的企业管理和业务人员，以及有居家办公需要的员工，提供等同于一个办公室办公的分支和移动办公环境，达到OA、财务和ERP等办公管理数据交换的便利及时，从而提高企业的运营效率。

门户接口

门户接口的目的是实现数据的整合，在协同管理平台的门户上展现来自其它系统的数据。

从开发角度和应用角度来看，OA平台的“魔方架构”让软件活了起来。它结合了MVC架构和SOA体系各自的优势，大大提高了系统模块的复用性、安全性和可扩展性。降低了开发的难度和开发周期，并有效的降低维护费用，使程序的调用变得更加方便和简单。

从软件使用者的角度来看，这种基于MVC和SOA的“魔方架构”，可以让软件更易扩展，持续能力更强，更节省对未来预期的软件投入，并可以与其他系统进行有效的数据整合，真正实现了企业应用软件的“随需而动”。

相对于OA来说，OA平台的技术含量更高，技术架构更先进，产品和流程更加规范，产品的稳定性、安全性、可扩展性更强，能够充分满足用户多方面和长期发展的要求。