会议管理

　　“如何使得在业务一线的人能提供更多的行动建议，提高高层决策的效率？”

　　“高层时间宝贵，如何通过会议安排，协调重要决策点在时间上的重叠？”

　　“会议效率低下，延期再延期。”

　　这时，AMT为您提供“会议管理体系”的咨询服务：

　　分析业务模式，了解战略层面和业务运营层面的关键流程及其运行特点； 判断关键流程的管理结构和关键决策点，安排会议次序； 决策会议与报告报表的对应关系； 会议管理流程、管理工具和行政体系； 会议体系的信息系统实现。

　　借助AMT的“会议管理体系”咨询服务，可以帮助您解答：

　　规范企业运作中的会议时间、决策内容、决策方式； 营造流程与会议、决策与会议及报告与会议的和谐体系，有效提高高层的决策效率； 沉淀会议决策，建立高层决策的知识积累框架。

　　AMT对“会议管理体系”的理解包括：

　　会议管理体系是企业战略执行的重要保障工具。 会议管理体系，是要解决企业管理层，特别是领导层对公司经营决策的执行问题，从而避免在经营决策分析中“拍脑袋、拍桌子、拍大腿”等随意行为。 会议管理体系，既是一些成果，如一些文档，也是一个过程，如富有成效的沟通和碰撞。

书名：别让会议控制你

作者：王玉荣王君

出版社：北京大学出版社

页码：209 页

出版日期：2008年01月

ISBN：9787301128558

条形码：9787301128558

版本：第1版

装帧：平装

开本：16开 Pages Per Sheet

图书品牌：北京时代光华

本书讲述了开好单一会议的四大基本原则，对中小企业的会议管理具有重要的指导作用。而把会开好，不仅仅是单一会议的问题，更是和谐会议体系设计的问题。本书结合一些大型企业的实践案例，采用讲故事的模式，从战略类会议、运营类会议和例会三个角度讲解会议体系，帮助企业切实攻克会议的顽疾，提高沟通效率和会议效率。

本书的三个与众不同之处：

1.更重视和谐会议体系的建立。已出版的讲会议管理的书往往只关注“单一会议如何开好”，其实，“应该开哪些会”、“这个会议和那个会议之间有什么关系”，即会议的体系，才更加重要。和谐的会议体系：单一会议的技巧＝85%：15%。

2.与咨询实例结合最紧密。为万科集团、上海家化、李宁集团等众多著名企业的CEO和各部门经理明晰了“会议金字塔”和“会议地图”，从根本上系统地提升会议效率、加强整个组织的沟通效率。

3.更注重企业内部的沟通。结合国内外多家知名企业的做法，把“个人沟通技巧”引申到“组织沟通能力”的建设上来，从而提高整个企业的沟通效率。

王玉荣女士，现任AMT运营总裁、专家顾问、资深培训师。师从我国系统工程与管理工程领域专家、中国工程院院士汪应洛教授攻读博士学位，是AMT的主要创始人之一。擅长领域有：流程管理咨询、IT规划、大型项目管理、高级管理培训、约束理论研究。带领AMT率先在中国进行变“流程再造”为“流程管理”的普及宣传，出版了《流程管理》、《流程管理实战案例》等。

王君女士，AMT资深咨询顾问、资深培训师、沙盘认证讲师。擅长领域有：流程管理、经营分析体系、项目管理等。为李宁集团、广州国税、上海贝尔、金地集团等多家知名企事业单位提供管理提升与信息化应用的咨询服务。《管理世界》、《IT经理世界》、《管理学家》等媒体特约撰稿人。

前言 为什么从“流程管理”到“和谐会议体系”

导读 从哪里开始读这本书

第一章 “忙什么呢？——忙着开会呢”

开会普遍存在的六种抱怨

50%的美国上班族开会浪费时间

单一会议的开会技巧，至多解决15%的问题

……

谭小芳：国内知名的会议管理专家，长期致力于会议管理的研究，收集了大量会议管理相关案例，在国内会议管理培训领域处于数一数二的地位。

企业常常需要开会，在会议中讨论企业的发展问题，但是如果会议管理不当，会造成大量的无效会议，仅仅只沟通了思想，但却产生不了实质性作用。开会作为一种正式沟通的渠道，管理层通过会议解决问题，安排工作，制定计划和决策，是推动项目最终达成目标的重要手段。但是，我们却可以在现实中看到，由于各种原因：或有点官僚主义，或是缺乏基本的管理沟通技巧，又或者专业气质太重，……很多会议，都是低绩效，甚至可以说没有绩效的，尤其在研究院所、策划研究机构、软件企业等知识密集的项目型企业更为典型，会议的结果往往不是解决了问题，安排了工作，而是什么结果都没有？甚至产生了争端和矛盾！

因此如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。

课程提纲：

第一讲、 会议面面观

1、会议的意义

2、会议的目的

3、会议的种类

4、会议的频率

5、会议成本的计算

第二讲、会议中常见问题的分析与解决方法

1、会议的通病——效率不高

2、会议效率不高的原因及具体表现

3、高效会议的特征

4、会议规范

会议前-精心准备

会议中-严密组织

会议后-抓紧落实

第三讲、会议的准备与组织

1、开会前的准备工作

2、核算会议成本

3、确定地点

4、准备议程

5、邀请与会者

6、研究出席者

7、准备会议用品等

8、会议开始前的工作

如何做开场白

如何分配发言时间

如何掌握议事进度

如何达成会议决策

9、主持人的准备工作

10、主持人的角色、责任和技巧

11、主持人的守则与责任

12、—主持人的职责与作用

13、主持者的仪表与言辞

14、掌握会议节奏

15、运用正规程序

16、控制会议等

第四讲、会议中的有效沟通

1、会议中的说话技巧和倾听技巧

2、会议中的反馈技巧

3、怎样对付与会群体中的“刺儿头

4、五种不同的“刺儿头”

第五讲、成功会议的五种策略

1、成功会议的五个“HOW”

2、如何做开场白

3、如何掌握议事进度

4、如何达成决议

5、如何圆满结束会议

第六讲、有效的会议记录

1、会议记录者的功能

2、谁能胜任会议记录者

3、对会议记录的建议

第七讲、会议记录

1、记录者功能和胜任条件

2、对会议记录的十大建议

3、团队会议的误区

第八讲、有效的会后跟进

1、如何跟进

2、自我评定

3、怎样提高下次会议质量

会议的种类

　　1.股东大会

　　决定公司的最高执行方针，选出董事、监事人选

　　审议股份公司的重要报告、方案和对公司的重大业务事项进行决议

　　修改股份公司章程

　　每年至少一次

　　2.董事会议

　　由股东大会选举出来的董事监事构成，是股份公司的常设领导机构，是股东大会和股份公司章程所赋予业务的决策机构。

　　会议主要决定举行股东大会的时间，代表董事的选任，新股发行等重要事项。

　　3.董事会常务会议

　　——董事长、副董事长、常任董事、常务董事、常勤董事等参加

　　是决定公司业务执行上最高方针的重要会议，如公司专业计划、人员配置等具体方案的提出。

　　4.部长会议（部门经理会议）

　　5.部门类别会议

　　6.经营协议会议

　　为改善、提高使用者与劳动者的经营活动而举行的协议会议。

　　7.委员会议

　　——机动组织 “研究会组织”

　　为解决特定课题所产生的强力组织。

　　8.谈判会议

　　9.与业务有关的会议

　　新产品发布会、记者招待会、顾客招待会、创立纪念会等

　　10.与财界有关的会议

　　工商会、经济同友会、经济团体联合会、工业会

　　11.与社交活动有关的会议

　　服务社交团体活动、亲善性的协会成立会议

　　12.与文化活动有关的会议

　　各种娱乐性、联欢会性、比赛性会议

《会议管理》由中国传媒大学出版社出版。

曾几何时，会议遭受了太多的责难。
“文山会海”——这样的批评算文雅的了，还有人编出了“段子”——“泡在酒里，醉在会里……”在一些人的词库里，“开会”就是“官僚主义”的代名词。无所事事才开会，不想做事就开会。
会议的确有不争气的时候。在一些机关，开会就是工作，工作就是开会！开会耗去了太多的时间。“一杯茶，一支烟，一张报纸看半天”，再加上“一个小会开半天”，哪还有时间和精力深入基层去做调查研究，获取第一手资料！
但是，在很多时候，除了开会，实在找不出其他更好的方法来帮助我们接近目标了。今天，假如不再开会，你将如何对你的公司实施科学的管理？你将通过什么途径去享用法律赋予自己的民主权利？如果有人说人类社会就是借助开会这一工具，走出了蒙昧、野蛮的童年，来到了成熟、文明的今天，你能够予以否认吗？
因此，会议还是一如往常地开着。今天的人们已经离不开会议了。
既然如此，我们何必不转换一个角度，对会议少一点抱怨，增加一份热情呢？
于是，从1986年起，我的案头开始增加了一个关于会议的卡片盒。那年的夏天，我在上海图书馆里用了整整两周的时间检索有关会议的主题目录，阅读了能够找得到的所有关于会议的书籍，获得一个强烈的印象——许多相对发达的国家——西欧的、东欧的、北美的、南美的，以及我国周边地区的，都有关于如何开会的法律和规章；翻阅了一批欧美学者论及管理的著作，其中多半都有关于会议管理的专项内容。而我们既没有类似的法律和规章，就连当时国产的管理学著作中也很难找到关于会议管理的内容。上海图书馆收藏的一本大约6万字的小册子，是我当时找到的惟一的一本由国人撰写的关于会议管理知识的著作……
我们不重视会议，不重视会议的规则，不追求会议的效率，不研究会议的艺术，所以才让会议满身疮痍，为人诟病不止。
自那以后，随着我国经济的开放和社会的进步，开会的情况开始有了变化，社会对会议管理的关注渐渐多了起来。1989年4月4日《中华人民共和国全国人民代表大会议事规则》终于公布施行了，由国内学者撰写的关于会议管理的著作开始出现在书店的书架上。
我的第一篇题为《为会议正名》的文章1990年发表在上海《秘书》杂志的第二期上。1995年，我在广州大学秘书专业开出了会议管理课程。2000年组建的新广州大学加大了对课程建设的支持力度，拨出专款资助会议管理的教材建设。如今，会议管理不仅是秘书专业的主干课程，而且陆续进入了大学工商管理、行政管理、公共管理、人力资源、市场营销等专业的课程体系。与此同时，一个观念已经在开始形成，那就是：如果你希望成为一名优秀的管理者，你就必须遵守会议的规则，掌握驾驭会议的艺术！
会议洗去满身污垢，实现形象大变身的日子已经为期不远了！

让我们回顾玛丽亚的两难问题专家提出如下建议：
玛丽亚意识到她需要帮助团队进行更加有效的沟通，但她该怎么做呢？她不想延长早已令人感到疲倦的周例会，但是如果每出现一个问题就把大家召集到一起开一次会的话，那将会更加令人生厌！
下面这个建议可以帮助玛丽亚摆脱这种两难境地。把大家召集到一起开会的较为充分的理由之一就是作决策。玛丽亚的团队出现了问题，因为团队在没有充分考虑所有相关成员意见的情况下就草草作出了特定决策。很少有人真正需要那么多的会议来解决问题，但玛丽亚很幸运，她就是其中的一个。会议不必持续太长时间，如果在每天下班之前都开一次会，并把会议的时间严格控制在15分钟以内，在会上把当天所作出的决定公布于众的话，也许她就不需要再为那令人感到极为痛苦的产品周例会而烦恼了。