秘书实务

　　 书 名: 秘书实务

　　作　者：张丽琍

　　出版社： 中央广播电视大学出版社

　　出版时间： 2009年02月

　　ISBN: 9787304042967

　　开本： 16开

　　定价: 32.00 元

　　《秘书实务》是文秘及相关专业一门重要的专业基础课程，这门课程应用性强，要求从秘书工作实际出发，通过介绍秘书实务的各项工作内容、基本要求、操作规范、实施程序以及注意事项等，使学生了解秘书实务的工作方法和技巧，具备从事现代通用秘书工作的素质和能力，达到各企事业单位、社会团体的办公室人员相应岗位的要求，进而使秘书专业的学生具备过硬的职业能力和较高的操作水平。主要内容包括：办公室事务管理、会议管理、商务文书运用及信息管理、差旅安排、商务活动组织与管理、秘书沟通与协调、秘书财务管理等。

　　第一章 秘书职业形象塑造

　　第一节 秘书的着装规范

　　一、着装的原则和规范

　　二、男士着装礼仪

　　三、女士着装礼仪

　　第二节 秘书的妆容

　　一、仪容礼仪

　　二、化妆规范

　　第三节 秘书的举止行为规范

　　一、姿态的规范

　　二、手势的运用

　　三、表情语

　　第四节 秘书的语言谈吐

　　一、语言谈吐的艺术

　　二、言谈的注意事项

　　第二章 办公室事务管理工作

　　第一节 办公环境的维护和管理

　　一、办公室环境的构成

　　二、办公环境的维护和管理

　　三、办公环境的基本要求和安全检查

　　第二节 办公室电话工作

　　一、树立良好的电话形象

　　二、常用的电话礼仪

　　三、接打电话工作过程描述

　　第三节 接待工作

　　一、接待工作原则

　　二、接待工作过程描述

　　第四节 办公程序管理与时间管理

　　一、办公程序管理

　　二、时间管理

　　第五节 办公用品的管理

　　一、常用办公用品

　　二、办公用品的订购

　　三、办公用品的存储管理

　　四、办公用品的发放

　　五、办公资源的调配

　　六、办公用品节约使用的措施

　　第六节 值班工作

　　一、值班工作的主要内容

　　二、值班工作的要求

　　三、值班工作的过程描述

　　第七节 印信管理

　　一、印章的管理

　　二、介绍信的管理

　　第八节 邮件信函的处理

　　一、邮件的签收

　　二、邮件的分送传阅

　　三、邮件的寄发

　　第九节 处理突发事件

　　一、突发事件的种类

　　二、突发事件的处理原则

　　三、突发事件的预防措施

　　四、突发事件的应对措施

　　五、突发事件处理的工作流程

　　第三章 会议管理

　　第一节 会议工作概述

　　一、会议的内涵

　　二、会议的原则

　　三、会议的类型

　　四、会议成本分析与计算

　　第二节 会议准备工作

　　一、会议策划方案

　　二、会议筹备方案

　　三、会议时间的安排

　　四、会议地点的确定

　　五、会议文件资料的准备

　　六、会场的布置

　　七、会议所需物品与设备的准备

　　八、会议食宿与交通娱乐的安排

　　九、会议经费的预算

　　十、会议突发事件的处理

　　十一、远程视频会议的组织

　　第三节 会中管理工作

　　一、会前检查

　　二、组织签到和登记

　　三、会议记录工作

　　四、会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作

　　五、会议信息与通讯工作

　　六、会议协调配合工作

　　第四节 会后组织与服务

　　一、会议返程工作

　　二、会议经费收款与结算

　　三、会议材料的整理

　　四、会议工作的总结

　　五、会议效果的评估工作

　　六、会议决议的催办和反馈

　　第四章 文书运转与信息管理

　　第一节 文书运转概述

　　一、应用文书的含义与分类

　　二、通用公文的格式

　　第二节 收文办理与发文办理

　　一、收文与发文的内涵与原则

　　二、收文办理

　　三、发文办理

　　第三节 信息工作概述

　　一、信息与信息分类

　　二、信息资源与信息系统

　　第四节 信息管理工作

　　一、信息管理内涵与原则

　　二、信息管理流程

　　第五章 商务活动

　　第一节 商务谈判工作

　　一、商务谈判的内容与特点

　　二、商务谈判的类型

　　三、商务谈判的环境

　　四、谈判人员的构成

　　五、商务谈判的程序

　　六、商务谈判的策略

　　第二节 商务谈判中秘书的工作

　　一、谈判前的准备

　　二、谈判中的工作

　　三、谈判后的服务

　　第三节 商务活动的组织与安排

　　一、开放参观活动的组织安排

　　二、宴请活动的安排

　　三、签字仪式的组织与准备

　　四．、典礼活动的组织与准备

　　五、信息发布会的组织与准备

　　六：大型商务活动的组织协调

　　第六章 差旅安排

　　第一节 了解商务旅行的基本情况

　　一、了解商务旅行的基本目的

　　二、了解商务旅行的地点

　　三、了解商务旅行的时间

　　四、了解商务旅行的人员安排

　　五、了解商务活动的其他参加者

　　第二节 国内商务旅行的准备

　　一、交通工具和酒店的选择、预订

　　二、商务旅行计划和日程表的制订

　　三、商务旅行资料、文件和用品的准备

　　四、国内旅行注意事项

　　第三节 国外商务旅行的准备

　　一、出国手续的办理

　　二、旅行国家基本资料的收集

　　三、出国旅行的注意事项

　　第七章 沟通与协调

　　第一节 沟通的概念与过程

　　一、沟通的概念

　　二、沟通的过程

　　第二节 沟通的类型

　　一、自我沟通

　　二、人际沟通

　　三、组织沟通

　　四、公共场合沟通

　　五、媒体沟通

　　六、跨文化沟通

　　第三节 冲突与有效沟通

　　一、冲突的定义和类型

　　二、冲突的处理方式

　　三、有效沟通的原则

　　第四节 秘书沟通的特点与原则

　　一、沟通的内容

　　二、沟通的特点和原则

　　三、与上司沟通的技巧

　　第八章 秘书财务常识

　　第一节 财会知识

　　一、会计基本流程

　　二、出纳工作流程

　　三、零用现金与票务处理

　　第二节 税务常识

　　一、税收基本特征与种类

　　二、税务处理

　　第三节 金融常识

　　一、货币与信用

　　二、社会保险

　　三、我国金融机构体系

　　参考文献

　　……

《秘书实务》：教育部推荐教材,21世纪高职高专系列规划教材。

不同的舞台，需要不同的角色；不同的时代，呼唤着不同的人才。伴随着我国改革开放的不断深入和市场经济的迅速发展，秘书已经成为21世纪的热门职业之一，但同时也对企业秘书提出了更高的要求，秘书不仅要成为有条不紊地处理各种办公事务的熟手，而且是企业高层管理人员的得力助手。鉴于此，本教材以高职教育理论为指导，以岗位职业能力为导向，以任务为驱动构建编写体例，秘书职业知识以必需够用为度，突出了能力训练，将秘书的“三会三能”作为贯穿课程始终的任务，并构建相关秘书岗位知识，培养职业素质，发展职业能力，达到秘书人才培养的目标和要求。本教材适合高职高专文秘专业教师与学生使用，也适合于所有文秘工作爱好者使用。

本教材以秘书职业素质与能力需求为核心，以岗位职业标准为依据构建四大贴近企业、贴近岗位，实操性强的教学模块。模块设计以秘书的角色认知、办文、办会、办事为主体，每个模块有“工作过程分解”，每个教学模块的展开均由秘书工作项目支撑，工作项目中有“能力目标”、“知识目标”、“素质目标”的分析，每个工作项目又以工作任务为驱动，设计了“工作情景、技能训练、知识梳理、超级链接、实战演练”等。“工作情景”以工作任务作为切入点，让学习者真正作为企业秘书进入角色。“技能训练”则通过工作任务中的角色模拟明确该项秘书工作所应具备的岗位技能。

一、介绍的礼节

（一）介绍的含义

见面介绍是社交场所和接待活动中常用的礼仪礼节，也是彼此不熟悉的人们开始交往、相互了解的基本方式。通过介绍，可以缩短人们之间的距离，扩大社交范围，促使彼此不太熟悉的人与人之间更多地进行了解与沟通。

提起介绍，有人会认为比较简单，因为在日常生活中，只要是正常的成年人，谁都充当过介绍的角色，或者是把自己介绍给别人，或者是在朋友们之间作介绍。就是说，简单的介绍大家都懂。但是，怎样才能介绍的得体，能够引起大家的注意。介绍是一门艺术，得体的介绍，既可以沟通情感、活跃气氛，也同样能显示出介绍者的个人修养、水平。1986年10月，英国女王伊丽莎白访华。邓小平接见了女王及丈夫。当时，邓小平是中央顾问委员会主任，大家公认的中国改革开放大业的总设计师。外宾来访都能以见到他为最高礼遇。伊丽莎白来访受到邓小平的接见，心中自然非常高兴。邓小平是怎样作自我介绍的呢？邓小平见到伊丽莎白女王的第一句话就是：“见到您很高兴，请接受一位中国老人对您的欢迎和敬意。”“中国老人”这个称呼太普通了，普通到任何一位中国的老年人都可以用它，但这普通的称呼却包含着极不平常之处，用它和“我代表中国人民”相比较既显现出邓小平自觉地遵守党的纪律、退居幕后的平静心境，也反映出邓小平虚怀若谷的大将风度。邓小平在当时中国的领导作用可以说是世界公认、举世瞩目。而他却能如此谦虚地称自己是一位普通的中国百姓，可见其胸怀之博大，与人民关系之密切。而这样的自我介绍对伊丽莎白女王来说，也同样显得亲切、诚挚、富有人情味。①这是一个自我介绍运用的十分得体的范例。得体的介绍，犹如优秀的戏曲演员，一出场亮相就博得满堂彩。它的作用不仅仅是使双方相识，而且还能制造出一种亲切的、轻松的、融洽的气氛，为以后的交往打下良好的基础。

秘书人员作为内外交往的中间环节，作介绍的机会很多，尤其要注意掌握介绍的艺术。那么，秘书人员应该如何掌握好分寸，得体地进行自我介绍和为他人作介绍呢？首先需要了解一下关于介绍的类型、技巧等问题。

（二）介绍的类型

根据介绍的场合、对象的不同，可把介绍分为三种类型。一是按照社交场合是否正式来划分，可以把介绍分为正式介绍和非正式介绍。如秘书人员所在的单位要举办某项活动，活动开始前，随着客人的陆续到来，所在单位的领导人及负责接待工作的秘书人员会随时为到来的客人三三两两地作介绍，这就是非正式介绍；而当活动开始时，负责此项活动的主持人向出席活动的全体成员逐一介绍特邀嘉宾，这就是正式介绍。按照常规，非正式介绍相对比较随便，正式介绍则应规范，必须严格遵守介绍的礼仪与程序。二是按照被介绍者的人数多少来划分，可分为集体介绍和个人介绍。集体介绍是指对多数人的介绍，一般在会议上、宴会上较多见；个人介绍就是向别人介绍某个人。

杨素华，女，河南舞阳人，1983年毕业于郑州大学汉语言文学专业。长期从事秘书学教学和研究工作，现任郑州大学副教授，硕士生导师。曾主持并完成河南省教育厅重点社科项目《党政机关秘书队伍建设的现状与对策》等5项，出版有关秘书学研究的论著6部，发表有关秘书学研究的学术论文20余篇。

1998年8月，全国高等教育自学考试指导委员会在北京召开自考课程大纲和教材编前会议，秘书专业的各教材主编集体讨论了自考课程大纲的编写原则及其规范。会后，按照教育部《关于制定、修订高等教育自学考试专业考试计划、编制课程自学考试大纲和加强教材等自学媒体建设有关问题的通知》 （教考试[1998]5号文件），《秘书实务》教材的编写人员进行了研讨和分工。初稿形成后，又多次进行了通讯修改，并于1999年10月在武汉对课程大纲和教材予以审定、修改。

本大纲由安徽大学董继超教授主编。参加编写的有：王守福副教授（解放军西安政治学院）、史玉峤副教授（青岛大学），最后由董继超教授负责统稿。

参加本大纲审定会并提出修改意见的有：常崇宜教授（成都大学）、邱惠德副教授（重庆商学院）、任群研究员（重庆市秘书学会）。在此一并表示感谢。